El desarrollo de programas de inspección y mantenimiento para industrias como la del petróleo y el gas es un proceso complejo que requiere importantes recursos, incluidas las aportaciones de diversas partes interesadas, como ingenieros y planificadores de mantenimiento, operadores y contratistas.
"Los planes mejor trazados de ratones y hombres a menudo se tuercen".
- Robert Burns, A un ratón, 1875
Los planes a menudo se tuercen...
La observación de Robert Burns sobre los planes que a menudo salen mal se aplica igualmente a los programas de inspección y mantenimiento establecidos. En la vida real, hay muchas razones por las que puede ser necesario o beneficioso desviarse de un programa de inspección o mantenimiento establecido, por ejemplo:
- Limitaciones de recursos: La disponibilidad limitada de personal o equipos para realizar las tareas de mantenimiento puede obligar a aplazarlas.
- Priorización: Las demandas operativas inmediatas o los proyectos más urgentes pueden tener prioridad sobre las tareas programadas previamente.
- Problemas en la cadena de suministro: Las alteraciones en las cadenas de suministro pueden hacer que las piezas de repuesto escaseen o no estén disponibles.
- Cambios económicos: El coste de las piezas o de la mano de obra puede variar con el tiempo, lo que repercute en la rentabilidad de una determinada estrategia de mantenimiento.
Los aplazamientos no están exentos de consecuencias
Aunque puede haber buenas razones para aplazar las inspecciones o el mantenimiento, cada vez que se aplaza una tarea existe la posibilidad de que aumente el riesgo, por ejemplo:
- Deterioro de los activos: La vida útil de los activos puede acortarse, lo que conlleva la necesidad de reparaciones y sustituciones más frecuentes y mayores gastos de capital.
- Menor eficiencia: Los equipos o instalaciones que no reciben un mantenimiento adecuado pueden funcionar con menor eficiencia, lo que conlleva una reducción del rendimiento y un aumento de los costes.
- Riesgos para la seguridad: Retrasar el mantenimiento y las inspecciones puede aumentar el riesgo de fallos en los equipos que pueden provocar accidentes con consecuencias inaceptables para la salud humana o el medio ambiente.
La importancia de contar con un proceso
Todos sabemos que puede haber razones legítimas para aplazar las tareas de inspección y mantenimiento, y que los cambios en esos programas pueden aumentar el riesgo. Por estas razones, es fundamental que se establezca un proceso para documentar, revisar, aprobar y comunicar los cambios y aplazamientos en los programas de inspección y mantenimiento. Dicho proceso debe abordar algunas de las siguientes preocupaciones:
Responsabilidad y transparencia
Un proceso eficaz puede garantizar que cada decisión tomada sobre cambios y aplazamientos pueda rastrearse hasta su origen, proporcionando una pista de auditoría clara. Hacer un seguimiento de quién decidió y por qué ayuda a garantizar que todas las partes interesadas comprendan sus funciones y contribuciones.
Planificación y programación
Documentar los cambios y aplazamientos ayuda a asignar los recursos con precisión, garantizando que el personal, los equipos y las finanzas se utilicen de forma eficiente, y que se prioricen las tareas de mantenimiento críticas.
Gestión de riesgos
La documentación permite identificar y evaluar los riesgos asociados al mantenimiento aplazado, ayudando a mitigar los posibles impactos negativos. Al conocer lo que se ha aplazado, las organizaciones pueden desarrollar planes de contingencia para hacer frente a posibles fallos o necesidades urgentes de mantenimiento. Un proceso de cambio y aplazamiento debidamente documentado puede garantizar el cumplimiento de cualquier requisito reglamentario.
Control del rendimiento
Llevar un registro de los cambios y aplazamientos puede proporcionar datos que pueden utilizarse para comparar el rendimiento del mantenimiento con los objetivos y las normas del sector, y para alimentar los futuros procesos de planificación del mantenimiento y de toma de decisiones.
El análisis de los cambios y aplazamientos documentados ayuda a identificar áreas de mejora en el proceso de mantenimiento, contribuyendo a los esfuerzos de mejora continua.
En resumen, disponer de un proceso para documentar los cambios y aplazamientos en los programas de inspección y mantenimiento garantiza que las actividades de mantenimiento se gestionen de forma sistemática y eficaz. Apoya la rendición de cuentas, la comunicación, la planificación, la gestión de riesgos, el control de costes, la supervisión del rendimiento, el cumplimiento y la toma de decisiones informadas, contribuyendo a la eficiencia y eficacia generales de las operaciones de mantenimiento.
Proceso de modificación y aplazamiento
Teniendo en cuenta todo lo que hemos tratado, es obvio por qué necesitamos un proceso de cambio y aplazamiento.
A continuación mostramos un proceso simplificado en el que una solicitud de cambio o aplazamiento es iniciada por un solicitante, normalmente un operador, un inspector o un responsable de mantenimiento. El solicitante proporciona los detalles de la solicitud de cambio o aplazamiento, incluidos el alcance, los riesgos potenciales y las partes interesadas.
A continuación, la solicitud es revisada por un Aprobador, como un ingeniero de mantenimiento o un director de ingeniería, cuyo trabajo consiste en evaluar si los riesgos identificados son aceptables o no. A partir de ahí, la solicitud se devuelve al solicitante, si los detalles no son aceptables, o se remite al ejecutor.
Los ejecutores suelen ser planificadores de inspección o mantenimiento cuyo trabajo consiste en gestionar los programas de inspección o mantenimiento. Si se detecta algún problema con la solicitud, se devuelve al solicitante y, en caso contrario, se aprueba y se aplica.
Los detalles importan
Los programas de inspección y mantenimiento en industrias como la del petróleo y el gas son complejos y requieren muchos recursos. Estos programas requieren la planificación y la aportación de diversas partes interesadas, como ingenieros de mantenimiento, planificadores, operadores y contratistas. Sin embargo, incluso los programas más meticulosamente planificados pueden necesitar ajustes debido a limitaciones de recursos, prioridades contrapuestas y problemas en la cadena de suministro.
Aunque a veces sea necesario aplazar las tareas de mantenimiento, tales aplazamientos aumentan el riesgo de acelerar el deterioro de los activos, reducir la eficiencia operativa y provocar accidentes.
Es fundamental contar con un proceso estructurado para documentar, aprobar y comunicar los cambios y aplazamientos. Este proceso mejora la responsabilidad y la transparencia, garantiza una asignación eficaz de los recursos, contribuye a la gestión de riesgos y facilita la supervisión del rendimiento. También apoya el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y contribuye a la mejora continua de las operaciones de mantenimiento.
Conclusión
Sabemos que nuestros planes mejor trazados a menudo se tuercen. Por eso, un proceso bien definido de cambios y aplazamientos es importante para mantener la integridad y eficacia de los programas de inspección y mantenimiento. Un proceso de este tipo puede garantizar que todas las decisiones estén bien documentadas, que se gestionen los riesgos y que se mantenga informadas a las partes interesadas, lo que se traduce en operaciones más fiables y seguras.
Siguiendo estas prácticas, las organizaciones pueden afrontar mejor los retos asociados al mantenimiento de sus activos críticos, garantizando el éxito operativo y la seguridad a largo plazo.
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